Hãy bắt đầu bằng việc xác định dữ liệu nào có thể rời hệ thống đang chạy và sau này sẽ tra cứu bằng cách nào. Từ đó mới quyết định được phần nào có thể xóa an toàn.
Archive là giữ một bản lịch sử còn sử dụng được. Purge là xóa bản đang nằm trong hệ thống hoạt động. Đây là hai quyết định riêng: xuất file thành công chưa chứng minh rằng có thể xóa dữ liệu gốc.
1. Xác định dữ liệu đủ điều kiện
Giả sử hệ thống đặt hàng giữ các đơn đã hoàn tất trong mười hai tháng gần nhất để tra cứu trực tiếp. Đây là chính sách minh họa. Một đơn cũ đang có tranh chấp chưa giải quyết có thể vẫn phải giữ lại.