ابدأ بتحديد البيانات التي يمكن إخراجها من النظام النشط وكيفية استرجاعها لاحقًا. فهذا يحدد ما يمكن حذفه بأمان.
الأرشفة تحفظ نسخة تاريخية قابلة للاستخدام، أما التطهير فيزيل النسخة النشطة. اعتبرهما قرارين منفصلين: اكتمال التصدير بنجاح لا يثبت أن الحذف آمن.
1. حدد البيانات المؤهلة
لنفترض أن نظام الطلبات يُبقي الطلبات المكتملة خلال الأشهر الاثني عشر الأخيرة متاحة مباشرة. هذه سياسة توضيحية؛ فقد يلزم إبقاء طلب أقدم نشطًا إذا كان مرتبطًا بنزاع لم يُحل.
اتفق على تاريخ القطع والمنطقة الزمنية والاستثناءات واحتياجات البحث التاريخي. إذا احتاج العمل إلى استرجاع فاتورة قديمة، فيجب أن يحفظ الأرشيف المعرّفات والعلاقات اللازمة لذلك.
