Come comunichi lo stato di un progetto e mantieni tutti informati?

Question

Accepted Answer

**La comunicazione dello stato** mantiene tutti allineati su dove si trova il progetto. Una buona comunicazione è una delle cose a più alto impatto che un PM fa — previene sorprese, costruisce fiducia e fa emergere i problemi mentre sono ancora economici da risolvere. Il principio fondamentale: **proattiva, onesta, appropriata all'audience**.

## Un formato di stato chiaro

```text
OVERALL STATUS → 🟢 on track / 🟡 at risk / 🔴 off track
PROGRESS       → what got done since last update
NEXT           → what's coming up
RISKS/BLOCKERS → what could go wrong / what we need help with
DECISIONS NEEDED → anything requiring stakeholder input
```

Il segnale rosso/giallo/verde consente ai lettori occupati di cogliere la situazione in due secondi prima di leggere i dettagli.

## Sii onesto, specialmente con le cattive notizie

```text
✓ Surface problems EARLY → bad news doesn't improve with age
✓ No surprises → a slipping date should never first appear at the deadline
✓ Pair problems with a plan → "we're at risk, here's what we're doing"
✓ Don't sugarcoat to look good → it destroys trust when reality lands
```

Dipingere di verde uno stato che è effettivamente rosso è il modo più veloce per perdere credibilità.

## Adatta all'audience

```text
LEADERSHIP → high-level: status, risks, decisions (skip the detail)
TEAM       → detailed: tasks, blockers, who's doing what
STAKEHOLDERS → what affects THEM and when
```

## Un esempio concreto

Una dipendenza è slittata, mettendo a rischio il lancio. Un aggiornamento debole la nasconde o rimane silenzioso. Uno forte: segnala 🟡 questa settimana, spiega la causa e presenta il piano ("cercando un'alternativa; confermerò entro venerdì"). Gli stakeholder possono aiutare e nessuno è colto di sorpresa in seguito.

## Un errore comune

Stare zitti quando le cose sono difficili — esattamente quando la comunicazione conta di più. Il silenzio viene interpretato come "le cose vanno male e lo stanno nascondendo".

## Perché è importante

La maggior parte dei fallimenti dei progetti sono visibili settimane prima nello stato — se qualcuno sta comunicando onestamente.

La comunicazione precoce e schietta trasforma i disastri imminenti in aggiustamenti gestibili.

La comunicazione affidabile e onesta è anche come costruisci la fiducia che ti dà autonomia: le persone che sanno sempre dove si trovano smettono di farti micromanagement.