Bepaal eerst welke gegevens het actieve systeem mogen verlaten en hoe ze daarna worden opgevraagd. Dat bepaalt wat veilig kan worden verwijderd.
Archiveren bewaart een bruikbare historische kopie. Purgen verwijdert de actieve kopie. Behandel dit als afzonderlijke beslissingen: een geslaagde export bewijst niet dat verwijderen veilig is.
1. Bepaal welke gegevens in aanmerking komen
Stel dat een bestelsysteem voltooide bestellingen van de laatste twaalf maanden online houdt. Dit is een voorbeeldbeleid. Een oudere bestelling met een onopgelost geschil moet mogelijk actief blijven.
