เริ่มจากกำหนดว่า ข้อมูลใดออกจากระบบที่ใช้งานอยู่ได้ และจะเรียกคืนข้อมูลนั้นอย่างไรภายหลัง สิ่งนี้เป็นตัวกำหนดว่าลบอะไรได้อย่างปลอดภัย
การเก็บถาวรหรือ archiving คือการเก็บสำเนาประวัติที่ยังใช้งานได้ ส่วน purging คือการลบสำเนาออกจากระบบหลัก ต้องตัดสินใจแยกกัน: การส่งออกสำเร็จไม่ได้พิสูจน์ว่าลบต้นฉบับได้อย่างปลอดภัย
1. กำหนดข้อมูลที่เข้าเกณฑ์
สมมติว่าระบบคำสั่งซื้อเก็บคำสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์ในช่วงสิบสองเดือนล่าสุดไว้ให้เข้าถึงออนไลน์ นี่เป็นเพียงนโยบายตัวอย่าง คำสั่งซื้อที่เก่ากว่านั้นแต่ยังมีข้อพิพาทค้างอยู่ อาจต้องอยู่ในระบบหลักต่อไป