আপনি কীভাবে একটি প্রকল্পে অবস্থা রিপোর্ট এবং যোগাযোগ করেন?

Question

Accepted Answer

**অবস্থা রিপোর্টিং** সবাইকে প্রকল্পটি কোথায় দাঁড়িয়ে আছে তা নিয়ে সারিবদ্ধ রাখে। ভাল যোগাযোগ একটি PM যা করে তার সর্বোচ্চ-লিভারেজ জিনিসগুলির মধ্যে একটি — এটি আশ্চর্য প্রতিরোধ করে, বিশ্বাস তৈরি করে এবং সমস্যাগুলি সনাক্ত করে যখন তারা এখনও সস্তা ঠিক করা যায়। মূল নীতি: **সক্রিয়, সৎ, দর্শক-উপযুক্ত**।

## একটি স্পষ্ট অবস্থা ফর্ম্যাট

```text
OVERALL STATUS → 🟢 on track / 🟡 at risk / 🔴 off track
PROGRESS       → what got done since last update
NEXT           → what's coming up
RISKS/BLOCKERS → what could go wrong / what we need help with
DECISIONS NEEDED → anything requiring stakeholder input
```

লাল/হলুদ/সবুজ সংকেত ব্যস্ত পাঠকদের বিস্তারিত পড়ার আগে দুই সেকেন্ডে পরিস্থিতি বুঝতে দেয়।

## সৎ থাকুন, বিশেষত খারাপ খবর সম্পর্কে

```text
✓ Surface problems EARLY → bad news doesn't improve with age
✓ No surprises → a slipping date should never first appear at the deadline
✓ Pair problems with a plan → "we're at risk, here's what we're doing"
✓ Don't sugarcoat to look good → it destroys trust when reality lands
```

যে অবস্থাটি সত্যিকারের লাল তা সবুজ-ধোয়া করা হল বিশ্বাসযোগ্যতা হারানোর দ্রুততম উপায়।

## দর্শক অনুযায়ী তৈরি করুন

```text
LEADERSHIP → high-level: status, risks, decisions (skip the detail)
TEAM       → detailed: tasks, blockers, who's doing what
STAKEHOLDERS → what affects THEM and when
```

## একটি কংক্রিট উদাহরণ

একটি নির্ভরতা স্লিপ হয়েছে, লঞ্চকে ঝুঁকিতে ফেলেছে। একটি দুর্বল আপডেট এটি কবর দেয় বা চুপ থাকে। একটি শক্তিশালী: এই সপ্তাহে 🟡 ফ্ল্যাগ করুন, কারণটি ব্যাখ্যা করুন এবং পরিকল্পনা উপস্থাপন করুন ("ফলব্যাক অনুসরণ করছি; শুক্রবারের মধ্যে নিশ্চিত করব")। স্টেকহোল্ডাররা সাহায্য করতে পারে এবং পরে কেউ অবাক হয় না।

## একটি সাধারণ ত্রুটি

যখন জিনিসগুলি কঠিন হয় তখন শোনা বন্ধ করা — ঠিক যখন যোগাযোগ সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। নীরবতা পড়া হয় "জিনিসগুলি খারাপভাবে চলছে এবং তারা এটি লুকাচ্ছে।"

## কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ

বেশিরভাগ প্রকল্পের ব্যর্থতা অবস্থায় সপ্তাহ আগে দৃশ্যমান — যদি কেউ সৎভাবে রিপোর্ট করছে।

প্রাথমিক, সৎ যোগাযোগ আসন্ন দুর্যোগ পরিচালনাযোগ্য সমন্বয়ে পরিণত করে।

নির্ভরযোগ্য, সৎ রিপোর্টিং এছাড়াও কীভাবে আপনি বিশ্বাস তৈরি করেন যা আপনাকে স্বায়ত্তশাসন দেয়: যারা সর্বদা জানে তারা কোথায় দাঁড়ায় তারা আপনার মাইক্রোম্যানেজ করা বন্ধ করে।