सुरुवातीला कोणता डेटा सक्रिय प्रणालीतून बाहेर काढता येईल आणि नंतर तो कसा मिळवता येईल हे ठरवा. यावर सुरक्षितपणे काय हटवता येईल हे अवलंबून असते.
आर्काइव्हिंगमध्ये वापरता येणारी ऐतिहासिक प्रत जतन होते. पर्जिंगमध्ये सक्रिय प्रत हटवली जाते. हे वेगवेगळे निर्णय आहेत: निर्यात यशस्वी झाली म्हणजे हटवणे सुरक्षित आहे असे सिद्ध होत नाही.
1. पात्र डेटा ठरवा
समजा ऑर्डर प्रणाली मागील बारा महिन्यांच्या पूर्ण झालेल्या ऑर्डर ऑनलाइन ठेवते. हे उदाहरणाचे धोरण आहे. जुनी ऑर्डर असली तरी तिचा वाद न सुटल्यास ती सक्रिय ठेवावी लागू शकते.
