Najprej določite, kateri podatki lahko zapustijo aktivni sistem in kako jih boste pozneje pridobili. To določa, kaj lahko varno izbrišete.
Arhiviranje ohrani uporabno zgodovinsko kopijo. Čiščenje odstrani aktivno kopijo. Obravnavajte ju kot ločeni odločitvi: uspešno končan izvoz še ne dokazuje, da je brisanje varno.
1. Določite primerne podatke
Recimo, da sistem naročil na spletu hrani zaključena naročila zadnjih dvanajstih mesecev. To je zgolj ponazoritev pravilnika. Starejše naročilo z nerešenim sporom bo morda še moralo ostati aktivno.
