पहले तय करें कि कौन-सा डेटा सक्रिय सिस्टम से हट सकता है और बाद में उसे कैसे वापस पाया जाएगा। इसी से पता चलेगा कि क्या सुरक्षित रूप से मिटाया जा सकता है।
Archiving इतिहास की उपयोगी कॉपी सुरक्षित रखता है। Purging सक्रिय कॉपी हटाता है। दोनों अलग निर्णय हैं: export सफल होने से यह साबित नहीं होता कि मूल डेटा मिटाना सुरक्षित है।
1. योग्य डेटा की सीमा तय करें
मान लें कि ऑर्डर सिस्टम पिछले बारह महीनों के पूरे हो चुके ऑर्डर ऑनलाइन रखता है। यह उदाहरण की नीति है। किसी पुराने ऑर्डर का विवाद अनसुलझा हो तो उसे सक्रिय रखना पड़ सकता है।