Cum raportezi starea și comunici pe un proiect?

Question

Accepted Answer

**Raportarea stării** ține toți oamenii sincronizați cu privire la stadiul unui proiect. Comunicarea bună este una dintre cele mai importante lucruri pe care le face un PM — previne surprizele, construiește încredere și ridică probleme în timp ce sunt încă ieftine de remediat. Principiul fundamental: **proactiv, onest, adecvat pentru auditoriu**.

## Un format de stare clar

```text
OVERALL STATUS → 🟢 on track / 🟡 at risk / 🔴 off track
PROGRESS       → what got done since last update
NEXT           → what's coming up
RISKS/BLOCKERS → what could go wrong / what we need help with
DECISIONS NEEDED → anything requiring stakeholder input
```

Semnalul roșu/galben/verde permite cititorilor ocupați să înțeleagă situația în două secunde înainte de a citi detaliile.

## Fii onest, mai ales cu veștile rele

```text
✓ Surface problems EARLY → bad news doesn't improve with age
✓ No surprises → a slipping date should never first appear at the deadline
✓ Pair problems with a plan → "we're at risk, here's what we're doing"
✓ Don't sugarcoat to look good → it destroys trust when reality lands
```

Acoperirea unei stări care este de fapt roșie este cel mai rapid mod de a-ți pierde credibilitatea.

## Adaptează-te la auditoriu

```text
LEADERSHIP → high-level: status, risks, decisions (skip the detail)
TEAM       → detailed: tasks, blockers, who's doing what
STAKEHOLDERS → what affects THEM and when
```

## Un exemplu concret

O dependență a întârziat, punând lansarea în pericol. Un update slab o îngropă sau rămâne tăcut. Un update puternic: semnalizează 🟡 această săptămână, explică cauza și prezintă planul ("urmăresc o soluție alternativă; voi confirma până vineri"). Stakeholder-ii pot ajuta, și nimeni nu va fi luat prin surprindere mai târziu.

## O capcană comună

A te face tăcut când lucrurile sunt grele — exact atunci când comunicarea contează cel mai mult. Tăcerea se citește ca "lucrurile nu merg bine și îi ascund".

## De ce contează

Majoritatea eșecurilor de proiect sunt vizibile cu săptămâni înainte în stare — dacă cineva raportează onest.

Comunicarea timpurie și cândidă transformă dezastrele imminente în ajustări gestionabile.

Raportarea fiabilă și onestă este și modul în care construiești încrederea care îți acordă autonomie: oamenii care știu mereu unde stau lucrurile încetează să te supravegheaze.