آپ کسی پروجیکٹ پر سٹیٹس کی رپورٹ کیسے کرتے ہیں اور بات چیت کیسے کرتے ہیں؟

Question

Accepted Answer

**Status reporting** ہر کو اس بات پر متفق رکھتا ہے کہ پروجیکٹ کہاں ہے۔ اچھی بات چیت ایک PM کے لیے سب سے زیادہ اہم چیزوں میں سے ایک ہے — یہ حیرانیوں سے بچاتا ہے، اعتماد بناتا ہے، اور مسائل کو سطح پر لاتا ہے جب وہ ابھی ٹھیک کرنے میں سستے ہوتے ہیں۔ بنیادی اصول: **proactive, honest, audience-appropriate**۔

## واضح status format

```text
OVERALL STATUS → 🟢 on track / 🟡 at risk / 🔴 off track
PROGRESS       → what got done since last update
NEXT           → what's coming up
RISKS/BLOCKERS → what could go wrong / what we need help with
DECISIONS NEEDED → anything requiring stakeholder input
```

Red/yellow/green سگنل مصروف پڑھنے والوں کو تفصیلات پڑھنے سے پہلے دو سیکنڈ میں صورتحال کو سمجھنے دیتا ہے۔

## ایماندار رہیں، خاص طور پر خراب خبروں کے بارے میں

```text
✓ Surface problems EARLY → bad news doesn't improve with age
✓ No surprises → a slipping date should never first appear at the deadline
✓ Pair problems with a plan → "we're at risk, here's what we're doing"
✓ Don't sugarcoat to look good → it destroys trust when reality lands
```

Status کو جو اصل میں سرخ ہے سبز رنگ سے دھونا اعتبار کھونے کا تیز ترین طریقہ ہے۔

## سامعین کے لیے موزوں بنائیں

```text
LEADERSHIP → high-level: status, risks, decisions (skip the detail)
TEAM       → detailed: tasks, blockers, who's doing what
STAKEHOLDERS → what affects THEM and when
```

## ایک عملی مثال

ایک dependency پھسل گیا، جس سے لانچ کے لیے خطرہ پیدا ہو گیا۔ ایک کمزور اپڈیٹ اسے دفن کرتا ہے یا خاموش رہتا ہے۔ ایک مضبوط: اس ہفتے 🟡 flag کریں، وجہ کی وضاحت کریں، اور منصوبہ پیش کریں ("fallback کے لیے کوشش کر رہے ہیں؛ جمعہ تک تصدیق کریں گے")۔ Stakeholders مدد کر سکتے ہیں، اور بعد میں کسی کو حیرانی نہیں ہوگی۔

## ایک عام خامی

جب چیزیں مشکل ہوں تو خاموش رہنا — بالکل وہی وقت جب بات چیت سب سے اہم ہے۔ خاموشی یہ پڑھتی ہے کہ "چیزیں خراب جا رہی ہیں اور وہ اسے چھپا رہے ہیں۔"

## اس کی اہمیت

یقیناً تمام project ناکامیاں status میں ہفتوں پہلے واضح ہیں — اگر کوئی ایماندارانہ رپورٹ کر رہا ہے۔

ابتدائی، سچی بات چیت قریب آتے ہوئے نقصانات کو قابلِ انتظام ایڈجسٹمنٹس میں بدل دیتی ہے۔

قابلِ اعتماد، ایماندار رپورٹنگ بھی اس طریقے سے ہے جس سے آپ اعتماد بناتے ہیں جو آپ کو خود مختاری دیتا ہے: وہ لوگ جو ہمیشہ جانتے ہیں کہ وہ کہاں ہیں آپ کی micro-managing بند کر دیتے ہیں۔